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Um guia de 8 etapas para a melhoria de processos, segundo o MIT

Atualizado: há 2 horas


Método para Melhoria de Processos do MIT

||Entenda o como aplicar dinâmicas de melhoria de processos de forma estruturada||


É fácil se envolver em uma situação em que você está apagando tanto incêndio que nunca tem tempo para apagar o fogo permanentemente. Você não tem tempo para melhorar as coisas. Tudo o que você está fazendo é apenas levantar todos os dias e tentar evitar o desastre.

 

Possivelmente esse cenário é familiar pra você, como é para tantos outros profissionais em todo o mundo, segundo autores do MIT (Massachusetts Institute of Technology). Dessa forma, para contornar esse ambiente caótico e trazer eficiência para as operações, os autores projetaram uma estrutura de melhoria de processos em 8 etapas que pode ser aplicada em qualquer situação, sendo:


  1. Identifique os Problemas: Comece com uma reunião estruturada para levantar problemas. Primeiramente, defina algumas “regras de etiqueta”. Depois, as pessoas listam problemas em Post-Its (pelo menos 4) e os compartilham verbalmente, criando uma representação visual das dificuldades diárias. Isso incentiva “pedidos de ajuda” e promove um ambiente mais colaborativo.


  2. Estabeleça o Backlog: As pessoas escrevem em Post-Its quantos processos problemáticos elas conseguirem pensar, seguido também da leitura em voz alta. Relatos iguais precisam ser agrupados, deixando explícito a urgência de determinados processos. Assim, uma lista de processos será gerada.


  3. Priorize os Processos: Decida quais processos serão melhorados (máximo 5) e em qual ordem. Para tanto, uma Matriz de Esforço e Impacto pode ser utilizada. Uma estratégia interessante de se pensar é focar, em um primeiro momento, na priorização de mudanças fáceis de implementar.


  4. Mapeie o Processo Atual: Torne seu trabalho visual desenhando um mapa de todo o processo, do começo ao fim, identificando as as entradas e saídas. Evite mapear o processo como as pessoas acham que deveria ser e certifique-se de descrever com sinceridade o estado atual das coisas.


  5. Identifique a Melhoria: Identifique pequenas maneiras de melhorar o processo (mudanças incrementais são a chave para o sucesso). Sugestões vêm melhor daqueles diretamente envolvidos na operação, pois quando a liderança empurra soluções, elas podem estar desalinhadas e não serem implementadas.


  6. Faça o Experimento: Implemente a mudança proposta e veja-a passar por cinco iterações. Está tudo bem se falhar, ou se a equipe começar a fazer outras melhorias organicamente, o que é um subproduto de uma mentalidade de resolução de problemas.


  7. Comemore o Sucesso: Após a conclusão do experimento, reúnam-se para determinar se ele foi bem-sucedido. Avalie o sucesso com pesquisas de antes e depois. Não importa o resultado, as equipes sempre devem comemorar (almoço, brindes etc.) após a primeira tentativa de melhoria de processo.


  8. Repita o Processo: Passe para o próximo processo na fila. A melhoria do processo não é algo que acontece apenas uma vez, ela é contínua e representa uma mudança cultural. As técnicas de visualização, incluindo Post-Its e o quadro de melhoria de processos devem permanecer à vista para lembrar a equipe do que foi feito e do que ainda precisa ser mudado.


Por fim, os autores reforçam: "A melhoria de processos não é algo que acontece apenas uma vez, ela é contínua e representa uma mudança cultural."



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